DATENSCHUTZRICHTLIENEN FÜR GEMEINNÜTZIGE ORGANISATIONEN

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unserer Internetplattform. Der Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre ist für WeShape sehr wichtig. Darum ist die Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und anderer gesetzlicher Vorschriften für uns eine Selbstverständlichkeit.
Um Ihnen unsere Leistungen anbieten zu können, sind wir darauf angewiesen, personenbezogene Daten von Ihnen zu verarbeiten. Welche Daten dies sind, wie wir mit ihnen umgehen und welche Rechte Sie haben, darüber informieren wir Sie nachfolgend:


1. Verantwortliche im Sinne des BDSG und der DSGVO ist die WeShape.world GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Tobias Freund, Schanzenweg 2 in 15741 Bestensee b. Berlin, info@weshape.world, Tel. 030 60986881-0.

2. Wenn Sie uns einen Antrag zur Aufnahme und Listung im Spendenempfängerpool der WeShape CSR-Plattform übermitteln, erheben und verarbeiten wir die von Ihnen in diesem Antrag gemachten Informationen sowie unsere Antwort (Antragsdaten); diese Informationen benötigen wir, um Ihren Antrag bearbeiten zu können; die Datenverarbeitung erfolgt somit zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Wir verarbeiten diese Daten im Falle der Aufnahme und Listing im Spendenempfängerpool der WeShape CSR-Plattform als Stammdaten (s.u. Ziffer 3. a)) weiter. Wird Ihre Organisation nicht in den Spendenempfängerpool aufgenommen, löschen wir diese Daten.

3. Wir erheben und verarbeiten im Vertragsverhältnis folgende personenbezogene Daten:

a) Stammdaten:
Das sind (ggfs. neben den Antragsdaten, s.o.) geschäftliche Kontaktdaten und damit zusammenhängende Informationen (z. B. Unternehmensname und –Adresse, Registerdaten, Rechtsform, Organisationsgröße, E-Mail, Telefonnummer, URL sowie weitere Organisationsspezifikationen und – qualifikationen). Darüber hinaus erheben und verarbeiten wir die Daten unserer Ansprechpartner (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Stellenbezeichnung, Abteilung). Diese Informationen benötigen wir, um Ihnen unsere Leistungen auf der WeShape.world-Plattform zur Verfügung zu stellen, mit Ihnen in Kontakt treten zu können und um ggfs. unsere Rechte durchsetzen zu können. Die Datenverarbeitung erfolgt daher zum Zwecke der Vertragserfüllung (Rechtsgrundlage insoweit: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) und zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen diese Daten, wenn wir sie zu diesen Zwecken nicht mehr benötigen, i.d.R. nach Ablauf des dritten Jahres nach Vertragsende, es sei denn, dass Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder wenn die Wahrung unserer berechtigten Interessen oder rechtliche Verpflichtungen eine weitergehende Verarbeitung erfordern.

b) Rechnungsdaten:
Name und Anschrift, Rechnungsdatum und –Nummer, Rechnungsbetrag, ggfs. USt-ID: Diese Daten speichern wir zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und somit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. Die Rechnungsdaten verarbeiten wir, solange wir zu ihrer Aufbewahrung verpflichtet sind. Wir löschen Sie regelmäßig nach Ablauf von 10 Jahren nach Ende des Jahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.

c) Zahlungsdaten:
Wir verarbeiten die von Ihnen mitgeteilten Kredit- bzw. Girokartendaten zum Zwecke der Zahlungsabwicklung und somit zur Wahrung unserer berechtigten Interessen; sie erfolgt daher auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Die Zahlungsdaten löschen wir, wenn dieses Interesse nicht mehr besteht oder Ihre schutzwürdigen Interessen unsere berechtigten Interessen überwiegen, es sei denn, dass Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder wenn rechtliche Verpflichtungen eine weitergehende Verarbeitung erfordern.

d) Kommunikationsinhalte:
Im Rahmen der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular auf unserer Website oder E-Mail) werden personenbezogene Daten erhoben. Welche Daten im Falle eines Kontaktformulars erhoben werden, ist aus dem jeweiligen Kontaktformular ersichtlich. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Beantwortung Ihres Anliegens bzw. für die Kontaktaufnahme und die damit verbundene technische Administration gespeichert und verwendet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt Ihre Kontaktierung auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir löschen diese Daten, wenn wir sie zu diesen Zwecken nicht mehr benötigen, i.d.R. nach Ablauf des dritten Jahres nach Vertragsende, es sei denn, dass Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder wenn die Wahrung unserer berechtigten Interessen oder rechtliche Verpflichtungen eine weitergehende Verarbeitung erfordern.

4. Wir geben Ihre Daten an Dritte weiter, wenn dies gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsdurchführung erforderlich ist. Die Weitergabe kann zur Abwicklung von Spendenauszahlungen an die CNI – Charity Network International gGmbH (oder an eine andere auszahlende Organisation) erfolgen, die auf Weisung von WeShape Spenden ausschüttet.

Zur Abwicklung von Zahlungen geben wir die hierfür erforderlichen Zahlungsdaten an das mit der Zahlung beauftragte Kreditinstitut weiter. Dies erfolgt zur Erfüllung vertraglicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie die entsprechende Zahlungsart wählen. Darüber hinaus geben wir Ihre Zahlungsdaten an die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG weiter, die uns eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware zum Zwecke der Zahlungsabwicklung und -verwaltung zur Verfügung stellt. Die Weitergabe erfolgt ebenfalls zur Erfüllung vertraglicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Datenverarbeitung durch Dienstleister unserer internen Infrastruktur (CRM siehe Punkt 5. und Bürokommunikation) kann dabei auch außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Zwar haben wir mit unseren Dienstleistern einen Cloud-Speicherplatz innerhalb der EU geschlossen, nach Auffassung von Aufsichtsbehörden stellt aber der potenzielle Zugriff durch Sicherheitsbehörden des Landes, in dem die Konzernmutter sitzt (USA) eine Datenübermittelung in Drittstaaten dar. Im Hinblick auf unsere Dienstleister kann ein angemessenes Datenschutzniveau gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln sowie weiterer geeigneter Maßnahmen (Einrichtung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und durch die Nutzung der Data Routing-Funktion; Hierunter versteht man die Möglichkeit selbst zu bestimmen, durch welche Rechenzentren die Daten während der Meetings und Webinare fließen sollen.) angenommen werden. Auf Anfrage stellen wir die geschlossenen EU-Standardvertragsklauseln gerne zur Verfügung. Soweit externe Dienstleister, im Rahmen unserer internen Systeme und der Bereitstellung unserer technischen und organisatorischen Infrastruktur, mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen, haben wir durch rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen sowie durch regelmäßige Kontrollen sichergestellt, dass diese die Vorschriften der Datenschutzgesetze einhalten. Außerdem dürfen diese Dienstleister Ihre Daten nur gemäß unseres Auftrags verwenden.

Anderenfalls geben wir Daten nur an Dritte weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) oder wenn Sie uns zuvor Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO); wir werden Sie vor der Einwilligung über die Kategorien von Daten und die Zwecke der Übermittlung sowie über die Zwecke der weitergehenden Datenverarbeitung vorab unterrichten. Im Übrigen geben wir keine Daten an Dritte weiter.

5. Wir nutzen Ihre Daten ferner zur Direktwerbung (Newsletterversand):

a) Wir sind unter den gesetzlichen Voraussetzungen des § 7 Abs.3 UWG (E-Mail-Werbung an Bestandskunden) berechtigt, die E-Mail-Adresse, die Sie bei Vertragsabschluss angegeben haben, zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen zu nutzen. Diese Informationen zu unseren Angeboten (z. B. Vorstellungen der gemeinnützigen Organisationen/Projekte aus dem Spendenempfängerpool von WeShape) erhalten Sie von uns unabhängig davon, ob Sie einen Newsletter abonniert haben. Wir müssen hierfür keine gesonderte Einwilligung von Ihnen einholen. Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit allein auf Basis unseres berechtigten Interesses an personalisierter Direktwerbung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wenn Sie keine derartigen Informationen per E-Mail von uns erhalten möchten, können Sie der Verwendung Ihrer Adresse zu diesem Zweck jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Eine Mitteilung in Textform an den eingangs genannten Verantwortlichen reicht hierfür aus. Darüber hinaus können Sie den Newsletter jederzeit über einen in jeder Ausgabe enthaltenen Abmeldelink abbestellen. Nach Eingang Ihres Widerspruchs wird die Nutzung Ihrer E-Mail Adresse zu Werbezwecken unverzüglich eingestellt.

b) Darüber hinaus versenden wir unseren E-Mail-Newsletter auch dann, wenn Sie diesen abonnieren. Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist allein Ihre E-Mailadresse. Die Angabe weiterer Daten ist freiwillig und wird verwendet, um Sie persönlich ansprechen zu können. Für den Versand des Newsletters verwenden wir das sog. Double Opt-in Verfahren. Dies bedeutet, dass wir Ihnen erst dann einen E-Mail-Newsletter übermitteln werden, wenn Sie uns ausdrücklich bestätigt haben, dass Sie in den Empfang von Newsletter einwilligen. Wir schicken Ihnen dann eine Bestätigungs-E-Mail, mit der Sie gebeten werden durch Anklicken eines entsprechenden Links zu bestätigen, dass Sie künftig den Newsletter erhalten wollen. Mit der Aktivierung des Bestätigungslinks erteilen Sie uns Ihre Einwilligung für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir Ihre vom Internet Service-Provider (ISP) eingetragene IP-Adresse sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung, um einen möglichen Missbrauch Ihrer E-Mail- Adresse zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können. Die von uns bei der Anmeldung zum Newsletter erhobenen Daten werden ausschließlich für Zwecke der werblichen Ansprache im Wege des Newsletters benutzt.

Sie können den Newsletter jederzeit über einen in jeder Ausgabe enthaltenen Abmeldelink oder durch entsprechende Nachricht an den eingangs genannten Verantwortlichen abbestellen. Nach erfolgter Abmeldung wird Ihre E-Mailadresse unverzüglich in unserem Newsletter-Verteiler gelöscht, soweit Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder wir uns eine darüber hinausgehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie in dieser Erklärung informieren.

c) Der Versand unserer E-Mail-Newsletter erfolgt über einen software-basierten Marketing-Dienst der HubSpot Ireland Ltd., 2nd Floor 30 North Wall Quay, Dublin 1, Irland („Hubspot“), an die wir Ihre bei der Newsletteranmeldung bereitgestellten Daten weitergeben. Diese Weitergabe erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und dient unserem berechtigten Interesse an der Verwendung eines werbewirksamen, sicheren und nutzerfreundlichen Newslettersystems.

Mit Hilfe von HubSpot können wir unsere Newsletterkampagnen analysieren. Wenn Sie eine mit HubSpot versandte E-Mail öffnen, verbindet sich eine in der E-Mail enthaltene Datei (sog. web-beacon) mit den Servern von HubSpot. So kann festgestellt werden, ob eine Newsletter-Nachricht geöffnet und welche Links ggf. angeklickt wurden. Außerdem werden technische Informationen erfasst (z.B. Zeitpunkt des Abrufs, IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem). Sie dienen ausschließlich der statistischen Analyse von Newsletterkampagnen. Die Ergebnisse dieser Analysen können genutzt werden, um künftige Newsletter besser an die Interessen der Empfänger anzupassen.

Weitere Informationen über die Funktionsweise von Hubspot, finden Sie in der Datenschutzerklärung der Hubspot Inc., abzurufen unter: http://legal.hubspot.com/de/privacy-policy.

Wenn Sie keine Analyse durch HubSpot wollen, müssen Sie den Newsletter abbestellen. Hierfür stellen wir in jeder Newsletternachricht einen entsprechenden Link zur Verfügung.

Wir haben mit Hubspot einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, mit dem wir Hubspot verpflichten, die Daten unserer Kunden zu schützen und sie nicht an Dritte weiterzugeben.

6. Sie haben das Recht:

a) gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;

b) gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

c) gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

d) gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

e) gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

f) gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und

g) gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden.

7. Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, oder eines der oberen Rechte ausüben, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten. Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten in unserem Unternehmen benannt. Sie erreichen diese unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

FKC CONSULT GmbH
Eschenburgstr. 5
23568 Lübeck
E-Mail: privacy@weshape.world

8. Welche weiteren personenbezogenen Daten wir beim Aufrufen unserer Website und bei der Nutzung der WeShape.world-Plattform verarbeiten, können Sie hier https://weshape.world/privacy einsehen.